Deine Daten – Deine Cloud Teil 2 Gastartikel by Stefanie Niemann
Im ersten Teil dieser Serie ging es um die Hardware für Deine Eigene Cloud und in diesem geht es um Software welche in Deiner eigenen Cloud funktionieren, sowie um Backups für Deine eigenen Daten
Software
Du hast bereits Deine Software und möchtest in die Eigene Cloud wechseln. Natürlich möchtest Du diese nicht einfach wegwerfen und neue Software kaufen – vielmals brauchst Du das auch nicht!
Die wichtigste Funktion um Deine jetzige Software in Deiner Eigenen Cloud nutzen zu können ist WebDav. Mit diesem Protokoll kannst Du über HTTPs direkt auf Deine Eigene Cloud zugreifen und synchronisieren.
Dies kannst Du innerhalb Deiner Software leicht überprüfen – sowie jetzt auch ist es ein Cloudservice und wenn dieser vorhanden ist, ist dies schon die halbe Miete und Eintritt in Deine Eigene Cloud.
Was nutze ich?
Da ich nunmehr vollkommen auf den MAC beziehungsweise iPhone umgestiegen bin nutze ich natürlich IOS und MacOS. Jedoch teste und kenne ich auch Software für den Einsatz unter Windows und Android gut.
Wohin mit den Dokumenten
Als Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutze ich DevonThinkProOffice und DevonThinkToGo. Eigentlich ist es mehr als nur ein DMS da ich viel mehr damit machen kann:
- alle Dokumente können mit OCR konvertiert werden
- andere Dateiformate wie Bilder, Videos, Musik oder was auch immer es für Dateien sind, welche Du ständig benötigst kannst Du einfach in DevonThink hinterlegen
- Ähnlich wie Du jetzt bereits arbeitetest – nutzt Du eine Ordnerstruktur ähnlich wie im Finder oder Win-Explorer
- Eigene Skripte und Anbindungen an Deinen Kalender zum Beispiel können erstellt werden
- Durch diese Skripte passt sich DevonThink Deinen Workflow an und nicht anders herum
- Suche in mehreren Datenbanken ist ohne Weiteres einfach möglich
- Strukturiere Deine Daten mit Tags, Betreff, Spotlightkommentaren oder verlinke verschiedene Dokumente miteinander.
- Annotiere PDFs
- Eigener Webbrowser ist vorhanden
- Feeds einfach ansehen und aktualisieren
- Importiere Daten im Internet und lass diese automatisch updaten, sobald eine Veränderung ist (supi für Gesetze und Referenzen)
- x-callback Funktionen für produktives Arbeiten
- Indiziere Ordner nur ohne diese in die Datenbank zu übernehmen
- Scanne einfach Deine Dokumente direkt zu DevonThink(am Einfachsten mit einem ScanSnap ix500, den ich mein Eigen nennen darf)
- Lieferumfang: Fujitsu ScanSnap iX500 Dokumentenscanner inkl. Nuance Power PDF Standard (Die Nuance-Software kann zusammen mit Code von der Herrsteller-Webseit heruntergeladen werden)
- KEINE TWAIN u. ISIS-Schnittstelle
- Diese Funktionen helfen dabei, sicherzustellen, dass der 1. Scan bereits der beste Scan ist und reduziert die Bedienereingriffe auf ein Minimum
- für WIN / MAC inkl. Abbyy Finereader for Scansnap, Cardminder, Evernote
- Keine TWAIN u. ISIS-Schnittstelle / WLAN
Natürlich beherrscht DevonThink auch die Anbindungen an andere Clouds und hat eine hervorragende Suchfunktion und viele coole Features.
Als Partnerin von DevonThink stehe ich in Direktkontakt zu den Entwicklern – und dieser ist in Deutschland ansässig, obwohl es eine US-Firma ist….
Falls Du die Begriffe wie GoBD, GDPdU oder GoBs kennen solltest, kann ich Dir sagen, das Du Deine Daten auch „später“ sicher machen kannst, indem Du diese auf einen nicht später veränderbaren Medium (z.B. CD, DVD oder ähnliches) nach Abschluss Deines Geschäftsjahres oder -monat kopierst.
Es gibt natürlich auch die Möglichkeit innerhalb von DTPO ein Skript zu integrieren, welches die PDFs revisionssicher macht.
Alles möglich mit DevonThink und noch vieles mehr.
Windows
Für Windows empfehle ich als DMS Nuance für den Privat- und Office Manager von Krekler für den Geschäftsgebrauch.
Früher gab es Steno – heute ZoomNotes
Jedenfalls für mich eines der besten Notizprogramme die es auf den Markt gibt und es beherrscht WebDav für Deine Eigene Cloud perfekt.
Auch ZoomNotes gehört zu meinen Partner und ich stehe in ständigen Kontakt mit dem Entwickler in England. Bisher wurden alle Anfragen meiner Leser umgesetzt um noch produktiver arbeiten zu können.
Was kann es alles?:
- Texte erfassen, suchen etc.
- Handschriftliche Aufzeichnungen erfassen, sortieren und Lesezeichen hinzufügen
- Videos drehen – Ja das geht auch für Präsentationen zum Beispiel
- Anbindungen an die meisten Clouds und WebDav
- Bilder, Videos und Dateien vom Web, Cloudanbindung, WebDav, Copy-Paste, WiFi, Bildschirm-Snapshot importieren, verändern und anotieren
- Gesten für löschen und so weiter sind vorhanden
- Layers und „besondere“ Lesezeichen welche nicht nur Lesezeichen sind
- Kalenderanbindung
- x-Callback Funktion – somit hast Du Deine Notizen oder Präsentationen für Deinen Termin sofort verfügbar
- Hilfsmittel: Lineal, Rundungen, Polygone, Rechtecke, „Snap-Feature“
- Unterseiten und Unter-Unterseiten
- Seitenmanager
- Tags und Titel für jede Seite
- Support für alle möglichen Stifte sind vorhanden (z.B. Adonit oder ApplePencil)
- Tonaufnahmen zu Deinen Notizen
- Exportiere als PDF, Bilddateien, Direkt zu Facebook oder Twitter. Dropbock, Email, Drucker oder Anbindung an DevonThink
- Präsentationsmodus.
Was kann es (noch) nicht:
Handschrift zu Text – ist aber in der Bearbeitung…
Um alle Möglichkeiten aufzuzählen fehlt einfach der Platz aber wiederum durch die Anbindung mit der x-callback-Funktion passt sich ZoomNotes Deinem Workflow an.
Für Windows
Ist natürlich OneNote ziemlich gut, obwohl diese leider heute keine Anbindung an WebDav mehr hat.
Immer dieses x-callback…
Mehr Info’s hierüber kannst Du auf meinem eigenen Blog SteffisCloud nachlesen. Das würde hier sonst den Rahmen sprengen.
Terminieren oder ToDos?
Das ist eine Entscheidung die jeder für sich trifft. Persönlich halte ich die beiden Sachen getrennt.
Zum einem gibt es Termine, welche ich mit BusyCal und BusyContacts mache, zum anderen gibt es ToDos welche abgearbeitet werden sollen – hier nutze ich 2Do-App.
Warum gerade diese Drei?
Weil alle sich hervorragend in die Umgebung der Eigenen Cloud anpassen und eine Abwandlung von WebDav – nämlich CardDav und CalDav verstehen. Somit ergänzen sich diese Programme untereinander.
Selbstverständlich kann auch BusyCal ToDos verwalten aber ich separiere beide Sachen lieber, obwohl auch die ToDos von 2Do in BusyCal angezeigt werden.
Sicherheit geht vor
Denn auch hier habe ich meine Eigene Cloud im Einsatz. Mit Enpass werden meine Passwörter direkt in meine Eigene Cloud gespeichert und zwischen meinen Geräten synchronisiert.
Somit hast Du erstmal die wichtigste Software für Deine Eigene Cloud:
- Kontakte
- Terminverwaltung und ToDos
- Notizen (handschriftlich und über Texteingabe)
- Sicherheit Deiner Passwörter.
Natürlich gibt es noch viel mehr zu entdecken, wie Deinen eigener Mailserver oder andere super tolle Apps, welche sich in Deinen Workflow integrieren lassen oder oder oder… Nur Deine Ideen und Wünsche sind die oberste Grenze was Du mit Deiner Eigenen Cloud erreichen kannst.
Im nächsten Teil meiner Artikelserie am 04.11.2018 geht es um die Sicherheit in Deiner Eigenen Cloud.
Was denkst du?