Scan Hard – Choose Smart Gastartikel by Jan Higgen

Dokumentenscanner gibt es seit vielen Jahren, dank dem immer stärker werdenden allgemeinen Trend zur Digitalisierung, erfreuen sie sich aktuell allerdings einer bislang ungekannten Beliebtheit. Deswegen beschreibe ich gerne einmal, wo die Unterschiede bei Scannern liegen und woran man seine Auswahl festmachen sollte.

Auf den jüngsten Player im Game, das Smartphone, möchte ich hier nicht weiter eingehen. Für „quick and dirty“, wie André immer so schön sagt, ist das Handy sicher keine schlechte Wahl, als Hauptscanner für ein (semi-) professionelles Dokumentenmanagement ist es auf Grund der im Vergleich umständlichen Bedienung und der Darstellungsthematik bei z.B. geknicktem Papier dagegen ungeeignet.

Hardware

Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Scanner-Typen:

Desktopscanner, also jene Scanner-Kategorie, die am Arbeitsplatz oder in kleinen Arbeitsgruppen steht, möchte ich hier vorrangig beleuchten:

• Flachbettscanner: Dieses Gerät wird häufig von Privatpersonen oder Firmen mit sehr geringem Scanaufkommen oder bei nicht durchzugsfähigen Dokumenten (z.B. Bücher, Zeitungen) genutzt. In der Regel sind Flachbettgeräte recht günstig, der Nachteil ist, dass sie immer nur eine Seite pro Vorgang scannen.
• Durchzugsscanner: Der König im Scannerland und Must-Have für alle, die sämtliche Vorteile eines Scanners nutzen möchten.
• Multifunktionsgerät (MFP): Der Standard in den meisten Büros, der grundsätzlich Flachbett- und Durchzugsscanner vereint, oder etwa doch nicht so ganz? Die Range geht hier vom € 100,- Tinten-Multi bis hin zu 100 Seiten/Minute schnellen A3- Hochleistungsgeräten mit „alles und scharfer Soße“. Da liegt es auf der Hand, dass es hier noch große Unterschiede gibt, dazu aber später mehr.
• Kamerascanner: Sicherlich ein Exot in der Scanner-Landschaft, aber für einige Spezialanwendungen, wie z.B. eindimensionales Scannen von 3D-Objekten, aber auch für ein kleineres Belegaufkommen, evtl. interessant.

Zu guter Letzt möchte ich hier wenigstens noch erwähnen, dass es noch weitere Arten von Dokumentenscannern gibt, wie Produktionsgeräte oder Buchscanner. Diese können Bücher, große Papiermengen, A3 und noch größere Formate scannen, benötigen dabei aber oft einen gesonderten Arbeitsplatz mit Rechner oder gar einen eigenen Stellplatz. Ich strenge hier immer gerne den Vergleich zwischen einem PKW und einem LKW an. Beide haben ihre Vorteile und Daseinsberechtigung. Ich besitze aber nur den Führerschein der Klasse 3.

Vorteile eines Durchzugs-Dokumentenscanners gegenüber eines MFPs

Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Arten von Multifunktionsgeräten, bei den Dokumentenscannern gibt es zwar eine ähnlich breite Range, aber ich möchte mich hier auf die Business-Desktopgeräte beschränken. Hier kann man einen gewissen Standard als gegeben voraussetzen. Die MFPs unterteile ich im Folgenden in 2 Kategorien. Einmal in die kleineren, günstigen oder älteren MFPs und einmal in die großen Kopierergeräte.

Vorteile eines Scanners im Vergleich mit kleinen, günstigen o. älteren MFPs:

• Singlepass-Duplex für beidseitiges Scannen ohne manuelle oder automatische Papierwendung. Das spart Zeit und Nerven
• Höhere Scanqualität und -geschwindigkeit
• Hier werden leere (meistens unbedruckte Rück-) Seiten beim Duplexscan einfach von der Maschine entfernt
• Die mitgelieferte Software bietet Bildverbesserungsmöglichkeiten z.B. zum Entfernen von Bildrauschen, Lochungen oder Hintergrundfarben
• Gegenläufige Einzugsrollen zum zuverlässigen Trennen der Dokumente. Sehr effektiv, besonders bei per Maschine gefalzten Geschäftsbriefen und sehr dünnen Papiersorten. Im Gegensatz zu den in MFPs oft verbauten passiven Trennern, trennen die in beide Richtungen aktiven Trennrollen schwer zu verarbeitende Papiere oder große Stapel wesentlich besser voneinander.

Nun sagen Sie vielleicht, dass kann Ihr „Kopierer“ auch alles. Für Benutzer eines solchen kompetenten Office-Helfers habe ich noch weitere Argumente für einen dedizierten Scanner.

Vorteile eines Scanners im Vergleich mit großen Kopierern:

• Bauformbedingter gerader Papierweg. Dadurch kann man neben dem Standard-80 g/m²-A4-Papier auch unterschiedlichere Medienformate (Parkschein, Tankquittung, Visitenkarten sowie hohe Grammaturen und Plastikkarten) mit einem Durchzugsscanner verarbeiten. Scanner sind i.d.R. in der Lage Papiere ab 40g/m² und 5×5 cm zu scannen. Solche Dokumente werden von einem MFP normalerweise gar nicht erst eingezogen, beziehungsweise dann gleich mehrere Seiten zugleich, da der Papiertrenner seinen Job nicht gut erledigt hat oder sie bleiben auf Grund des zu großen Rollenabstands im MFP-Einzug auf dem Weg einfach hängen.
• Da bei einem MFP das Dokument i.d.R. immer eine 180° Drehung vollziehen muss, ist es auch nicht möglich dicke und steife Dokumente einzuziehen. Bei den meisten Kopierern ist bei einer Papierdicke von 120 g/m² der Spaß vorbei. Ein Scanner wiederrum kann fast immer auch 400 g/m² dicken Karton einscannen. Auch Längen größer DIN A4 oder A3 sind kein Problem für einen Tischscanner. So kann auch mal ein EKG oder die Quittung des Wocheneinkaufs vom Supermarkt digitalisiert werden.
• Sehr angenehm dabei ist, dass der Scanner eine automatische Formaterkennung mit Beschnitt besitzt. Wir können nun also die A4-Hoteltrechnung mit dem A5-Bewirtungsbeleg und der 38 cm langen Tankstellenquittung in einem Rutsch in den Vorlageneinzug legen und die Dokumente werden in ihrer jeweiligen Originalgröße als Dokument abgespeichert. Der Kopierer orientiert sich in einem solchen Fall normalerweise an dem voreingestellten Format oder an dem Format der ersten Seite.
• Da ein Scanner klein und i.d.R. lüfterlos ist, kann man ihn sehr gut direkt an den Arbeitsplatz stellen. So sind die Wege zum Gerät sehr kurz, man wird nicht aus der Konzentration gerissen und hat eine zurückhaltende Geräuschkulisse. Auch wenn ich meine Scans aus einem Programm am Rechner starten möchte, damit sie direkt in eine bestimmte Akte oder zu einem bestimmten Fall abgelegt werden, habe ich durch die Ortsnähe des Scanners einen riesigen Vorteil. Alternativ müsste ich mit meinem Dokument zum MFP gehen, zurück zum Rechner um den Scan zu starten, das gescannte Dokument wieder beim MFC abholen und zum Weiterarbeiten wieder zum Arbeitsplatz zurück. Diese Arbeitsweise bringt Sie Ihrem 10.000 Schritte Tagesziel vielleicht näher, mit produktivem Arbeiten hat es allerdings nichts zu tun.
• Zudem braucht er wesentlich weniger Energie. Ein Kopierer hat den 10-100-fachen Energiebedarf eines handelsüblichen Desktopscanners, da oft bei jedem Scan auch das Druckwerk in Bereitschaft geheizt werden muss. Bei Tinten MFPs sind die Unterschiede natürlich nicht so extrem.
• Außerdem gibt es am Scanner keine Wartezeit, weil ein Kollege grade seine Druckjobs aus dem MFP holt und noch ein Weiterer ansteht um einen Bericht zu kopieren.
• Das Killerfeature ist in meinen Augen allerdings die Ultraschall Multieinzugserkennung. Hier kontrolliert ein Sensor, dass tatsächlich immer nur eine Seite zur Zeit eingezogen wird. Hat der Trenner, bzw. die gegenläufigen Einzugsrollen doch einmal 2 Blatt oder mehr zugleich durchgelassen, bzw. sind Post-Its auf dem Dokument aufgeklebt, die evtl. wichtige Informationen verdecken könnten, stoppt er sofort den Scanvorgang und gibt eine Fehlermeldung. Nun hat man die Möglichkeit die Papiere händisch zu trennen und erneut einzulegen. Besonders wenn man belegersetzend archiviert, sollte man sich vorm Schreddern des Papiers sicher sein, dass auch wirklich alles eingescannt wurde! Einige Kopiererhersteller haben das mittlerweile auch erkannt und bieten in einigen Maschinen dieses Feature neuerdings gegen Aufpreis auch an. Aktuell würde ich aber davon ausgehen, dass 99 Prozent der aktiv genutzten MFPs noch keinen Sensor verbaut haben.

Anschlussvielfalt und Konnektivitätsumfang

Mit der Umstellung von analog auf digital wurden immer mehr Tisch-Multifunktionsgeräte und digitale „Bürokopierer“ zum Scannen benutzt. Diese werden immer mehr auch im LAN betrieben. Da der klassische Dokumentenscanner normalerweise an einem dedizierten Arbeitsplatz steht und die Dokumente nach dem Scannen begutachtet, verarbeitet und dann an ihren Zielort weiterleitet, waren Dokumentenscanner auf Grund der großen produzierten Datenmengen zuerst über eine Videoschnittstelle mit dem Rechner verbunden. Dann kamen SCSI oder Firewire. Mittlerweile wird standardmäßig USB verwendet.

Bei diesen Scannern wird für gewöhnlich das Bild im Scanner, die Datei aber erst in der mitgelieferten Software verarbeitet, aufbereitet und erstellt. Findige Hersteller haben dann einen normalen Dokumentenscanner mit einem kleinen Rechner gekreuzt und damit den Netzwerkscanner erschaffen. Diese Spezies war nun in der Lage, ohne einen direkt angeschlossenen PC, eigenständig zu scannen, die Datei zu erstellen und die Dokumente am Zielort abzulegen.

Heutzutage haben diese Geräte ein Linux oder Windows-Betriebssystem an Bord und kosten oft weit über € 1.000. Durch den Einsatz von Android, wurden jüngst auch autark arbeitende Netzwerkscanner im 3-stelligen Eurobereich gesichtet. Dank der mittlerweile hohen Scanqualität und der immer intelligenter werdenden Middleware-Lösungen (Middleware= verarbeitende Software zwischen Scanner und Dokumentenablage) können viele Prozesse beim Scannen automatisiert werden. Ein Kontrollmonitor ist daher in vielen Fällen nicht zwingend nötig. Dadurch gibt es nun auch diverse Netzwerklösungen von Scannerherstellern, die kein oder ein im Verhältnis kleines Displays in ihren Netzwerkscannern verbauen. Und hier wird es nun kompliziert. Diese Geräte haben zwar eine LAN oder WLAN-Schnittstelle, können aber gar nicht autark im Netzwerk arbeiten.

Wer sich nun ein Datenblatt von einem solch vermeintlichen Netzwerkscanner durchliest, wird schnell merken, dass hier nur geschrieben steht, was mit dem Gerät möglich ist, aber natürlich nicht, was im Vergleich zu einem autark arbeitenden Netzwerkscanner nicht möglich ist. Wir unterscheiden nun also „Netzwerkscanner“ und „netzwerkfähige Scanner“. Viele Scanner mit einer WLAN-Schnittstelle können lediglich mit einem Handy, Tablet oder Rechner verbunden werden, um auf die eigene App zu scannen. Wieder andere können über den Router eine Verbindung zu Evernote oder anderen Diensten aufbauen, aber auch nicht mehr.

Dann gibt es Scanner, die per Netzwerk mit mehreren Rechnern verbunden werden können. Allerdings immer nur mit einem PC zur Zeit, da über die mitgelieferte Software erst eine Verbindung zum Scanner hergestellt werden muss. Und dann gibt es noch die, die einen mitgelieferten Serverdienst benötigen um alle Features eines autarken Netzwerkscanners darstellen zu können. Mit diesen Scannern kann ich gar nicht oder nur mit einer mitgelieferten PC- oder Server-Software in freigegebene Ordner in meinem Netzwerk (SMB) scannen und das ist die Funktion, die die meisten Kunden an einem Netzwerkscanner nutzen. Hier kann ich nur empfehlen, sich im Vorfeld einer Anschaffung genaue Gedanken über den Einsatz des Scanners zu machen und diese Funktionen dann in der Bedienungsanleitung nachzuvollziehen. Gibt es hier Zweifel, dann sollte man sich mit dem Produktmanagement oder der Presales-Abteilung des Herstellers in Verbindung setzen.

Die normalen Datenblätter sind meist nicht auskunftsfreudig genug. Gerne kann man auch das Systemhaus seines Vertrauens konsultieren, die das Ganze dann auch direkt im Netzwerk einbinden. Die Brother Geräte ADS-2400N, ADS-3000N, ADS-2800W und ADS-3600W sind autark arbeitende Netzwerkscanner, die allerdings keinen vollwertigen PC verbaut haben und sich dementsprechend auch preislich im Rahmen eines normalen USB-Scanners bewegen. Trotzdem können diese Geräte eigenständig Dateien erstellen und diese in freigegebene Netzwerkordner (SMB), aber auch in (S)FTP oder SharePoint-Verzeichnisse ablegen. Zum Scannen auf oder von einem PC, Mac oder Linux-Rechner muss natürlich eine Software auf dem Rechner oder einmalig auf dem Server installiert werden. Hier kann man dann auch, je nach Betriebssystem, die mitgelieferten TWAIN-, WIA-, ICA- oder SANE-Treiber verwenden um ggf. aus einer Anwendung den Scan auch über das Netzwerk zu starten (ähnlich, wie auch bei jedem Netzwerk-Drucker).

Zusätzlich können die Scanner mit Display auch noch ohne PC direkt aus dem Scanner E-Mails versenden und haben zusätzlich noch die Fähigkeit, ohne zwischengeschalteten PC direkt in bis zu 15 verschiedene Evernote-, OneDrive-, OneNote-, Google Drive-, Dropbox- und Box-Ordner zu scannen. Was den Brother Scannern gegenüber den Geräten mit großen Displays fehlt, ist vor allem die Möglichkeit, Softwareapplikationen, wie z.B. eine Schrifterkennungssoftware (OCR), auf dem Gerät zu installieren. Das kann aber sogar ein Vorteil sein, da die mitgelieferte Software auf einem oder mehreren Rechnern laufen kann, bzw. eine zusätzliche Applikation von Drittanbietern installiert wird, die dann zentral verwaltet auf einem Server laufen kann und die Performance des Scanners nicht ausbremst, da z.B. besonders eine OCR sehr viel Rechenleistung benötigt. Werden mehrere Scanner in einer Firma benötigt, hat man bei dieser Lösung den Vorteil der wesentlich günstigeren Hardwarekosten und zusätzlich kann man sich die Mehrfachanschaffung und -konfiguration der Software ersparen. Die oben genannten Brother Netzwerkdokumentenscanner sind daher sehr vielseitig einsetzbar:

Besonderheiten der Brother Netzwerkscanner

Neben der Anschlussvielfalt durch die im Lieferumfang enthaltenen Treiber und Anschlüsse, haben die genannten Scanner von Brother weitere Vorteile:

• Dank der Netzwerkschnittstelle kann ein Scanner für mehrere Rechner/User genutzt werden
• Der PC kann zum Scannen ausgeschaltet bleiben
• Die Scanner verfügen über mehrere Favoritentasten, durch die der Scan am Gerät durch lediglich einen Druck auf den Knopf oder das Display ausgelöst werden kann.
• Bei den ADS-2400N und ADS-3000N sind es 3 Netzwerkziele + 1 Ziel über USB-Kabel. Bei den ADS-2800W und ADS-3600W sind es sogar 6. Weitere 42 Ziele kann man durch zweimaliges Tippen auf dem Display über die Auswahl weiterer Registerkarten erreichen. Durch diese Eigenschaft geht das Scannen sehr leicht, komfortabel und einfach verständlich von der Hand.

• Bei den beiden Displaymaschinen gibt es zusätzlich die Möglichkeit sich über sein Systemhaus das Display und die Funktionen individuell anpassen zu lassen. So können Ziele direkt auf dem Display angelegt und nicht genutzte Funktionen ausgeblendet werden. Außerdem kann man sein Firmenbranding hinterlegen und z.B. den Zugriff auf das Menü sperren.
• Des Weiteren haben diese Scanner eine offene Schnittstelle, durch die einige Softwarehersteller bereits Schnittstellen zu ihrer Software entwickelt haben um z.B. Verschlagwortungen für ein DMS-System direkt am Display des Scanners zu generieren oder je User individualisierte Scanziele anzusteuern.

Haben Sie viele Mitarbeiter in Ihrer Firma und wollen den Scanner an einem zentralen Ort aufstellen, empfiehlt sich das ADS-3600W mit seinem eingebauten NFC-Kartenleser. Mit diesem Leser, können User einfach durch auflegen ihrer NFC-Karte oder eines NFC-Tokens direkt in Ihren vordefinierten Ordner scannen. Das erspart auch wieder viel Zeit und Nerven und der Scan kann nicht durch Fehleingabe ausversehen bei einem Kollegen oder im Nirvana landen.

Dieser Scanner hat in der Solution Edition sogar noch eine Software dabei, mit der man Dokumentenstapel per Barcode trennen, die Dateien umbenennen und in per Barcode definierte Ordner ablegen kann. Eine solche Lösung kann auch sehr nützlich sein, besonders, wenn man die Möglichkeit hat, auf seine Dokumente Barcodes aufzubringen

Paperless Conference & Brother

Wer gerne so einen Scanner sehen möchte, kann sich auf der PPC03 an unserem Stand informieren. Außerdem hat André ja auch bereits einen eigenen Testbericht zu unserem ADS-2800W verfasst.

Ein weiterer Pluspunkt der Brother-Scanner ist, dass sie mit diversen Softwareanwendungen getestet oder dafür zertifiziert worden sind. Besonders zu erwähnen ist hier die die Anwendung von amagno, die ja auch bei der PPC03 mit dabei sein werden. Aber auch Lösungen wie Datev Unternehmen Online oder ecoDMS, bei denen Brother 2018 auf dem CeBIT-Stand vertreten sein wird, werden durch unsere Scanner unterstützt.

Wenn Sie nun irgendwelche Fragen zu unseren Scannern haben sollten, dann schreiben Sie uns doch gerne eine Mail an: scanner@brother.de