Papier ist geduldig, und wenn man den Zettel braucht ist er weg oder durch die Bedingungen der Baustelle unschön oder gar unleserlich. Andererseits sagt ein Bild mehr als 1000 Worte. Jeder hat sein Handy dabei. Nur im Nachhinein müssen möglicherweise über Whatsapp gesendete Bilder (was nicht darf) noch den Baustellen und Daten zugeordnet werden, sofern sie sich nach Monaten noch im Whatsapp Chat befinden. Aus dem Zettel und Foto Sammelsurium kann ganz schnell eine Sysiphus-Aufgabe entstehen, wenn eine Analyse der genauen Sachverhalte notwendig wird. Doch falls es einmal zu Mehrkosten kommt, müssen bei einer möglichen Nachverhandlung mit dem Auftraggeber alle Sachverhalte genau nachgewiesen werden.

Insbesondere bei möglichen Gerichtsverhandlungen kann es teuer werden, wenn keine ausreichende Dokumentation des Sachverhalts vorliegt. Dann sind alle Einheiten gefragt vom Vorarbeiter bis zur Buchführung sämtliche Details mühsam zu rekonstruieren. Das lähmt das Unternehmen in der Fortführung der aktuellen Aufgaben oder führt zu Überstunden. Für diese Recherchearbeiten werden Bauleiter, Poliere, Sekretärinnen, etc. beauftragt, die in ihren aktuellen Aufgaben behindert werden und einer hohen zusätzlichen Arbeitsbelastung ausgesetzt sind. Trotz des großen Aufwandes, der für die Rekonstruktion von Sachverhalten betrieben wird, können Ansprüche oft nicht geltend gemacht werden, weil eine gerichtsfeste Darstellung der Anspruchsgrundlagen nicht mehr gelingt. rekonstruieren. Das lähmt das Unternehmen in der Fortführung der aktuellen Aufgaben oder führt zu Überstunden.

1. Kann deine Handschrift von allen Menschen gut gelesen werden? Nein? Dann bist du nicht alleine! Nicht alle von Hand geschriebenen Berichte sind für jeden leserlich. Manche enthalten unverständliche Abkürzungen, die sich nur dem Schreiber erschließen. Andere sind schmutzig. Doch eines haben alle diese Berichte gemeinsam: Sie können nicht systematisch/automatisch ausgewertet werden, um Abweichungen zur Planung zu erkennen.
2. „Kinderzimmer Wand verputzt“ – Welches Kinderzimmer? Wann und wo? Die handschriftlich dokumentierten Arbeiten können nach Volumen/Fläche und Ort nicht eindeutig im Objekt zugeordnet werden. Dafür sind die Formulierungen nicht präzise genug.
3. Da der Fokus auf die Berichterstattung des Geleisteten liegt wird oft vergessen, den Baufortschritt mit dem Zeitplan abzugleichen. Dadurch fehlt dann auch die Dokumentation, warum bestimmte Leistungen nicht erbracht werden konnten, die terminiert waren. Dabei ist es im Nachhinein wichtig zu wissen, welche Störungen oder fehlende Informationen oder Materialien der Grund waren.
4. Durch das Kopieren aus anderen Dokumenten wird der Sachverhalt oft ungenau beschrieben und allgemein gehalten, damit das Textfragment recyclebar ist, so dass es zu allgemeinen Texten wie „Behinderung durch den Auftraggeber“ oder „Fehler im Plan“ oder gar „Fehlende Pläne“ im Bericht kommt.
5. Texte vom Vortag werden einfach übernommen. Das geht schön schnell und einfach. Doch spätestens wenn dies am Computer passiert und auch Tippfehler oder unpassende Teile mit kopiert werden, ist jedem klar, dass die Informationen zweifelhaft sind.

Überall dabei, immer sortiert, immer aktuell: Die digitale Baumappe

Das wirtschaftliche Ergebnis eines Bauvorhabens hängt auch von der Qualität und der Verfügbarkeit der Baudokumentation ab, damit auch Jahre später noch Sachverhalte nachvollziehbar sind und monetär bewertet werden können. Das ist bares Geld wert!

Die digitale Baumappe lässt sich mit der richtigen Software heute sehr einfach umsetzen. Gerne schulen wir dein Team, wie einfach es ist, mit den vorhandenen Kapazitäten auf der Baustelle den Baufortschritt detailgetreu zu dokumentieren, ohne viel Zeit zu beanspruchen. Nutze unsere Erfahrungen in der Umsetzung digitaler Prozesse! Der so dokumentierte Bauprozess wird dein Unternehmen auf eine neue Ebene begleiten. Deine digitale Baumappe sieht dann beispielsweise so aus:

Wo war doch gleich das Foto von der Baustelle im April? Mal eben in WhatsApp einige Monate zurück blättern – das kostet wertvolle Lebenszeit! Sage Chaos, Zettelwirtschaft und undokumentierten Fotosammlungen Ade! Kein Suchen, kein Fluchen! Die richtige Software dokumentiert den aktuellen Stand, egal wo, auf der Baustelle oder im Büro. Zeitgleich, zukunftsorientiert und papierlos!

Immer und überall können schnell Informationen hinzugefügt oder abgerufen werden. Sie werden an einem sicheren Ort in der Cloud gespeichert und auf dem Smartphone zur Verfügung gestellt. Schnell ein Foto gemacht, eine angeheftete Notiz dazu und schon ist die digitale Baustellenmappe auf dem aktuellen Stand.

Durch einfaches Teilen ist der Bauherr stets informiert und telefonische Anfragen oder Berichte per Whatsapp entfallen. Abweichende Umsetzungen werden früher erkannt und reduzieren die Kosten. Machen dein Unternehmen jetzt fit für die Zukunft!

Wir von NAFDO sind natürlich kein Unternehmen aus dem Handwerk. Als Beratungsunternehmen nutzen wir trotzdem die universellen Möglichkeiten von MemoMeister. Denn auch wir dokumentieren den IST- und SOll-Zustand unserer Kunden.

Besonders gefällt uns die Möglichkeiten auf Fotos wichtige Details zu markieren. Anschließend findet die Kommunikation direkt im Kontext statt und das lästige eMail-PingPong, sowie Suchzeiten nach Bildern in irgendwelchen Ordnern fällt einfach weg.

Interview mit Achim von MemoMeister

> Mehr Details zu dieser Podcastepisode findest du auch hier bei uns im Blog (Klick mich) <

Du stehst gerade vor einer schwierigen Herausforderung und suchst vielleicht einen Sparringspartner, der dich bei der Entscheidungsfindung mit sein Fachkompetenz unterstützen kann. Dann haben wir ein Ziel - unabhängig davon, ob du einen digitalen Service einführen oder verbessern möchtest oder Unterstützung beim Aufbau deiner digitalen Kompetenz benötigst.

Um im Wettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen heutzutage dauerhaft die Prozesse optimieren, die Mitarbeiter weiterqualifizieren und dabei noch die Kosten im Blick behalten. Doch im Alltag geht dies bei vielen Unternehmen unter. Solange die Auftragslage gut ist, fehlt es an zeitlichen, fachlichen und personellen Ressourcen. In der Krise bleibt dann die Erkenntnis, dass man mit vielen Dingen besser früher begonnen hätte.

Viele Bundesländer unterstützen Unternehmen bei Projekten zur Digitalisierung.  Ein Beispiel: 

In NRW wird eine Digitalisierungsberatung mit bis zu 50% gefördert. Im Rahmen des Digitalisierungsgutscheins erhältst du sogar 80% Förderung nach den RWP-Bestimmungen des Bundeslandes NRW.

Gerne beraten wir dich kostenlos dazu, wie ein Digitalisierungsprojekt bei dir konkret aussehen könnte, welche Kosten dadurch entstehen und welche Förderung du dafür erwarten können. So hast du die volle Kostentransparenz und Sicherheit noch vor Projektstart!

Projekte werden auf der Basis von Stunden- und Tagessätzen abgerechnet. Welche konkreten Sätze in deinem Fall möglich wären, hängt vom Inhalt und vom Volumen des Projektes ab. Lass uns ein Gespräch führen, damit wir konkrete Zahlen für dich nennen können!

Unser Ziel ist es, auf höchstem Niveau effizient zu arbeiten. Vor dem Hintergrund der hohen Produktivität relativiert sich deine Investition. Kurzum: Unser Ziel ist es, dass unsere Leistungen dir deutlich mehr bringen, als du für diese aufwenden musst.

Auf zwei Dinge kannst du dich verlassen:

• Wir von NAFDO sind unabhängig. Und das ist gut so, denn nur so können wir dich ehrlich und neutral beraten!
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André Nünninghoff

Inhaber & Paperless Coach

"Alle sagten: Es geht nicht. Da kam einer, der das nicht wusste und hat es einfach gemacht."