Buchhaltung und Papier, das war früher noch untrennbar miteinander verbunden. Briefumschläge öffnen, Tacker-Klammern entfernen, Lochen und Abheften, Kontoauszüge ordnen, Belege sortieren, Rechnungen erstellen, Drucken, Kuvertieren, Freistempeln und per Post versenden. Wenn der Ordner nach der Durchsicht vollständig war, dann ging dieses Schwergewicht an den Steuerberater. Durch die modernisierten Prozesse gab es gerade in diesem Bereich eine digitale Revolution:

Mehr Platz in den Büros, weniger Aktenregale, weniger Archive, mehr Freiheit und Flexibilität. Keine große Suchaktion eines falsch abgehefteten Belegs, immer mehr Unternehmen haben ihre Prozesse digitalisiert und arbeiten papierlos. Eingangs- und Ausgangspost wird gescannt und vorsortiert, sofern die Papierform noch notwendig ist, liegt alles nun digital vor. Sogar der Alltag in den Finanzbehörden hat sich verändert und wird von Jahr zu Jahr papierloser. Um wettbewerbsfähig zu sein, gestalten immer mehr Unternehmen ihre internen Prozesse papierlos. Dafür gibt es einen guten Grund: Laut der IHK Koblenz lassen sich mit digitaler Buchhaltung bis zu 11,60€ pro Rechnung einsparen!

"André hat mit seinem Team bei uns für standardisierte Arbeitsabläufe und Ordnung in unseren Ablagestrukturen gesorgt. Das hat bei unserer Größe und den alten gewachsenen Strukturen etwas gedauert, aber durch seine charmante Art konnte er alle am Projekt beteiligten Personen abholen und voll einbinden. Endlich mal ein Projekt das von A bis Z wie geplant funktioniert hat! Vielen Dank und weiter so, denn digital ist unsere Zukunft!"

- J.Z.. | CEO

In einem Satz: Durch Übersicht, Sicherheit, Zeitersparnis und Kostenreduktion arbeitest du effizienter.

• Alle Belege und Dokumente sind direkt und überall verfügbar durch Speicherung in der Cloud/DMS
• Deine Buchhaltungssoftware lässt sich direkt mit dem Online-Banking abgleichen
• Dadurch: automatischer Abgleich von Geldeingängen mit der Buchhaltung (je nach Programm)
• Schneller finden und Zeit sparen durch Volltextsuche im Belegarchiv
• Du sparst Zeit und Platz und Administration für Zusatzkosten für Papier, Ordner, Drucker und Lagerflächen sowie Personal dafür.
• Kein Ordnertransport von A nach B
• Datenweitergabe ohne Porto oder Transportkosten
• Das Sortieren von Papierbelegen hat ein Ende!
• Die Prozesse mit Kunden, Lieferanten und Partnern sind schnell, transparent, übersichtlich und effizient.
• Schneller Zugriff auf die Daten bei Anfragen der Kunden und Lieferanten.
• Sichere Archivierung zur Umsetzung der Aufbewahrungspflicht
• Die Daten sind sicher vor Feuer und Diebstahl.
• Der Datenzugriff ist überall und jederzeit möglich
• Steuerberaterwahl auch außerhalb der Region möglich und dadurch Preisvorteile.
• Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird ebenfalls transparenter.

• Kosten für neue Software und ggf. auch neue Hardware. Anschaffungskosten und monatliche Lizenz-/Nutzungskosten, zB. Für Cloud Speicher
• Formulare und Dokumente müssen digitalisiert werden
• Die Pflichten, der papierlosen Rechnungslegung müssen eingehalten werden
• Neue Tätigkeit im Prozess: Das Scannen der per Papier zugehenden Belege.
• Installations- und Schulungsaufwand bei der Umstellung auf die digitale Buchhaltung
• Die Mitarbeiter müssen sich an neue digitale Prozesse gewöhnen (Unterstützung durch uns)

Die Verzweiflung macht sich breit, wenn unter Zeitdruck ein falsch abgehefteter Papierbeleg gefunden werden muss. Das ist bei der digitalen Buchführung anders. Du sparst Zeit und Energie bei der Recherche. Die Mitarbeiter arbeiten effizienter und zufriedener. Dich als Chef freut es auch, denn das bedeutet auch eine Kostenersparnis.

Diese ergibt sich insbesondere auch durch die automatisierte Verarbeitung von Belegen durch z.B. Texterkennung. Auch auf Dienstreisen oder an Heimarbeitsplätzen, sind diese Daten für deine Mitarbeiter einsehbar. Der Digitale Workflow kann bis hin zu Lieferanten, Kunden und zum Steuerberatungsbüro erweitert werden.

Es gibt kein Schleppen von Akten mehr von A nach B, keine Fahrradboten zum Steuerberater oder Portokosten. Sie fühlen sich von einer Last befreit und haben mehr Platz in den Büros zum Atmen.

"Als Steuerkanzlei sind wir durch die DATEV schon recht digital aufgestellt gewesen, allerdings haben diese Systeme nichts mit den täglichen Aufgaben oder der Kommunikation mit unseren Mandaten zu tun. Hier hat uns André mit seinem Team in kurzer Zeit wahnsinnig weitergeholfen. Wir nutzen ein intuitives Aufgabenmanagementsystem für unsere Kanzleiaufgaben, sowie ein Ticketsystem für die externe Kommunikation mit unseren Mandaten. Endlich habe ich alles auf einen Blick und konnte sogar beruhigt in den Babyurlaub gehen!"

- C.D. | Steuerberater

Hier siehst du ein gutes Beispiel aus meiner Zeit als Geschäftsführer bei der Paperless GmbH mit echten Daten und Werten. Denn es ist garnicht so schwer etwas in der eigenen Buchhaltung zu ändern. Weiter unten können Sie gut sehen, das wir gegenüber der Klassischen Finanzbuchhaltung jeden Monat 606,20 € an Kosten und 4 Stunden Arbeitszeit pro Monat sparen. Die gewonnen 48 Stunden im Jahr nutzen wir bereits für wichtigere Dinge im Leben, wie Familie und Freizeit.

Du stehst gerade vor einer schwierigen Herausforderung und suchst vielleicht einen Sparringspartner, der dich bei der Entscheidungsfindung mit sein Fachkompetenz unterstützen kann. Dann haben wir ein Ziel - unabhängig davon, ob du einen digitalen Service einführen oder verbessern möchtest oder Unterstützung beim Aufbau deiner digitalen Kompetenz benötigst.

Um im Wettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen heutzutage dauerhaft die Prozesse optimieren, die Mitarbeiter weiterqualifizieren und dabei noch die Kosten im Blick behalten. Doch im Alltag geht dies bei vielen Unternehmen unter. Solange die Auftragslage gut ist, fehlt es an zeitlichen, fachlichen und personellen Ressourcen. In der Krise bleibt dann die Erkenntnis, dass man mit vielen Dingen besser früher begonnen hätte.

Viele Bundesländer unterstützen Unternehmen bei Projekten zur Digitalisierung.  Ein Beispiel: 

In NRW wird eine Digitalisierungsberatung mit bis zu 50% gefördert. Im Rahmen des Digitalisierungsgutscheins erhältst du sogar 80% Förderung nach den RWP-Bestimmungen des Bundeslandes NRW.

Gerne beraten wir dich kostenlos dazu, wie ein Digitalisierungsprojekt bei dir konkret aussehen könnte, welche Kosten dadurch entstehen und welche Förderung du dafür erwarten können. So hast du die volle Kostentransparenz und Sicherheit noch vor Projektstart!

Projekte werden auf der Basis von Stunden- und Tagessätzen abgerechnet. Welche konkreten Sätze in deinem Fall möglich wären, hängt vom Inhalt und vom Volumen des Projektes ab. Lass uns ein Gespräch führen, damit wir konkrete Zahlen für dich nennen können!

Unser Ziel ist es, auf höchstem Niveau effizient zu arbeiten. Vor dem Hintergrund der hohen Produktivität relativiert sich deine Investition. Kurzum: Unser Ziel ist es, dass unsere Leistungen dir deutlich mehr bringen, als du für diese aufwenden musst.

Auf zwei Dinge kannst du dich verlassen:

• Wir von NAFDO sind unabhängig. Und das ist gut so, denn nur so können wir dich ehrlich und neutral beraten!
• Ein Digitalisierungsprojekt bringt dir eine satte Rendite und macht dein Unternehmen fit für den Wettbewerb in der Zukunft! den wir denken  an Wirtschaftlichkeit der Software-Lösungen (Kosten / Nutzen).

André Nünninghoff

Inhaber & Paperless Coach

"Alle sagten: Es geht nicht. Da kam einer, der das nicht wusste und hat es einfach gemacht."