Seit der Gründung vor über 60 Jahren erbringt die DIRO Haustechnik Dienstleistungen rund um die Themen Heizung, Sanitär und Klima. Während die Performance von DIRO von den Kunden als außerordentlich beurteilt wird, sind die internen Prozesse mittlerweile alles außer ordentlich. Damit steht DIRO nicht alleine da. Unzählige Firmen haben noch immer Arbeitsabläufe, bei denen Papier im Mittelpunkt steht. Wächst das Unternehmen, so gibt es mit den Vertrauten, aber alten Prozessen mehr und mehr Probleme, mehr Schnittstellen.

Kai Rostock ist die treibende Kraft das eigene Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten.

Unser Team macht eine Bestandsaufnahme: Welche Hard- und Software ist derzeit im Einsatz und wie wird diese genutzt? Das Ergebnis überrascht den erfahrenen Experten nicht:

In Sachen Software steht Microsoft Office im Mittelpunkt, doch wird mit lokalen Lizenzen völlig unterschiedlicher Versionen gearbeitet. Das bringt in Sachen Bedienung und Support manchmal Probleme mit sich. Ein modernes System zur Aufgabenverteilung ist ebenfalls im Einsatz. Der Umfang und die Art der Nutzung lässt allerdings noch Spielraum nach oben.

Bei der Hardware ist von alten PCs bis hin zu neuesten Tablet-Computern alles mit dabei. Die Daten werden lokal auf den Rechnern gespeichert. Für die Datensicherheit stellen die zahlreichen Datensilos eine große Herausforderung dar.

Zur Hardware könnte man auch große Whiteboards zählen, die der Geschäftsführer nutzt, um einen Überblick über seine Mitarbeiter und deren aktuelle Tätigkeiten zu haben. Da die gleiche Information aber auch in der EDV erfasst ist, kommt es häufiger zu Abweichungen zwischen EDV und Whiteboard. Im Keller steht bei DIRO der eigene Server. Ein Systemhaus bietet alle paar Jahr für einen fünfstelligen Betrag einen neuen Server an.

Früher waren Whiteboards "State of the Art". Dank Digitalisierung können diese nun für Besprechungen genutzt werden.

Alles in allem ergeben sich also zahlreiche Ansatzpunkte für Verbesserungen. Unsere Handlungsempfehlung lautet, auf den eigenen Server zu verzichten und die Daten in eine Cloud zu verlagern. Das ist nicht nur wirtschaftlicher, sondern es vereinfacht auch den Prozess der Datensicherung stark, da diese vom externen Anbieter mit übernommen wird. 

In Sachen Bürosoftware wird künftig einheitlich mit Office365 Business von Microsoft in der Online-Version gearbeitet, so dass die Zusammenarbeit leichter fällt. Um die Kosten im Blick zu behalten, erhalten die Mitarbeiter Accounts mit unterschiedlichem Funktionsumfang: Jeder nur so viel, wie er oder sie zur Ausübung seiner Aufgabe wirklich benötigt.

Neu ist nun die Benutzung von Remote-Desktops. So sind die Mitarbeiter nun auch außerhalb des Büro, beim Kunden, komplett arbeitsfähig. Angebote erstellen, Zeiterfassung und Abrechnung - alles geht nun ortsunabhängig sowie schneller und einfacher.

Die Software Meistertask bleibt im Einsatz, doch wird die Zahl der Boards im Programm auf drei reduziert: Start - in Arbeit und erledigt.

Aus Datenschutzgründen können wir hier nur ein Demoboard aus unseren eigenen Account zeigen.

Am Ende der Beratung stehen nun einfachere und schnellere Prozesse und somit mehr Zeit für die Kunden. Auch finanziell hat es sich für Kai Rostock allemal gelohnt: Ein Teil der Kosten konnte er durch Fördergelder bestreiten. Seine eigene Investition amortisiert sich innerhalb von nur 12 Monaten. Ab dem zweiten Jahr kommt die Ersparnis dann voll der DIRO Haustechnik zugute und hilft dabei, das Unternehmen fit für die nächsten 60 Jahre zu machen.

Unser Team ist sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Die Mitarbeiter von DIRO haben voll mitgezogen und den Erfolg so erst möglich gemacht. Und während er gerade auf das überflüssig gewordene Whiteboard blickt, klingelt sein Handy: Ein neuer Kunde, der sein Unternehmen fit für die Zukunft machen möchte, wartet bereits.

Wir bedanken uns auf diesem Wege bei Herrn Rostock und seinem Team für die spannende Zusammenarbeit!

Herr Rostock war übrigens auch Teilnehmer unserer damaligen Paperless Conference in Köln-

Eine Prozessberatung wird dann essentiell, wenn du dein Unternehmen für zukünftige digitale Herausforderungen stärken und weiterentwickeln möchtest. Um dies wirtschaftlich und effektiv zu meistern, ist eine neutrale Beratung von Beginn an empfehlenswert. Wir zeigen dir was dein Unternehmen zur Zielerreichung im gesamten Prozess tun muss. 

André Nünninghoff

Inhaber & Paperless Coach

"Alle sagten: Es geht nicht. Da kam einer, der das nicht wusste und hat es einfach gemacht."